Hoy en día, la digitalización se ha convertido en una realidad para la mayoría de las empresas. Sin embargo, no son pocas las que aún tienen que almacenar los documentos que generan en papel. ¿Es tu caso? Si es así, te conviene alquilar un trastero para guardarlos de forma segura y organizarlos adecuadamente. ¿Conoces las ventajas de contar con un espacio de este tipo? ¡Toma nota!
Seguridad garantizada para tus documentos
La documentación que almacenes en tu trastero contendrá datos personales y confidenciales que deben ser protegidos legalmente. En este aspecto, las medidas de seguridad con las que cuenta este espacio impedirán que sean sustraídos y utilizados con fines ilícitos.
No obstante, hay más motivos por los que un trastero eleva la seguridad de tus archivos en formato físico. Por ejemplo, si los acumulas en un lugar poco apropiado, siempre existe el riesgo de que los pierdas por culpa de una inundación o un incendio. Un hecho que, sin duda, repercutirá en unas consecuencias desastrosas para el devenir de tu empresa.
Este tipo de pequeños almacenes están diseñados para conservar tus pertenencias,, incluso aunque sucedan estos imprevistos. Además, con el adecuado mantenimiento y limpieza, impiden la proliferación de insectos y de moho que deteriore el papel.
La mejor garantía de cumplir con la legalidad
Existen muchas normas que especifican cómo debe llevarse a cabo el almacenamiento de los documentos de una empresa. Es el caso, por ejemplo, del Reglamento General de Protección de Datos (RGPD), sobre el que se sustenta la Ley Orgánica de Protección de Datos Personales y Garantía de los Derechos Digitales (LOPDGDD) que está en vigor en España en estos momentos.
No guardar adecuadamente los archivos de tu empresa puede costarte, en primer lugar, una importante sanción por parte de la Agencia Española de Protección de Datos (AEPD). Piensa que estás obligado a almacenarlos de manera adecuada durante un determinado período de tiempo, que en la mayoría de los casos, oscila entre los 3 y los 5 años. En cualquier momento puedes sufrir la visita de un inspector de trabajo que te solicite acceso a la información recogida en ellos.
Máxima organización en todo momento
¿Te ha pasado alguna vez que un cliente o un proveedor te han pedido un determinado documento y no has sido capaz de encontrarlo? Sin duda, esto es un auténtico problema, aunque lo encuentres luego y se lo des.
En este sentido, un trastero te proporciona un lugar en el que organizar según tus necesidades. Al fin y al cabo, te permite colocar estanterías, muebles y otros elementos que te ayudarán a clasificar los archivos. De este modo, la próxima vez que necesites buscar uno en concreto, no te costará nada encontrarlo.
En todo caso, alquilar un trastero es la solución ideal para tus problemas de almacenamiento de documentos en papel. Se trata de un espacio que podrás acondicionar según tus necesidades y que, además, te ayudará a cumplir con la legalidad vigente. Pero no solo eso. También los protegerá ante posibles percances que los puedan destruir y ante robos. ¿Qué más necesitas para convencerte? ¡Cuenta con Storemore!
