Para ordenar el archivo en papel de una empresa, clasifica los papeles por tipo y año, guárdalos en cajas de archivo numeradas y apunta en un inventario qué hay en cada caja. Con ese orden, cualquier documento se localiza en minutos, y lo que ya no usas a diario puede salir de la oficina.
¿Qué pasos sigues para ordenar un archivo en papel?
- Separa lo que consultas cada semana de lo que solo conservas por obligación o por precaución.
- Clasifica por tipo (facturas, contratos, laboral, fiscal) y por año.
- Usa cajas de archivo del mismo tamaño, numeradas y con una etiqueta visible por fuera.
- Anota en una hoja de cálculo el número de caja, su contenido y las fechas que cubre.
- Revisa una vez al año qué cajas ya se pueden destruir.
Consulta con tu gestor cuánto tiempo debes conservar cada tipo de documento.
¿Por qué sacar el archivo de la oficina?
Las cajas acumuladas ocupan mesas, pasillos y armarios que puedes dedicar a tu equipo. Con un archivo numerado e inventariado fuera de la oficina, encuentras cualquier documento sabiendo exactamente en qué caja está. Si además quieres repasar las ventajas de externalizar el archivo, lee almacenamiento de documentos para empresas.
¿Qué tamaño de trastero necesita un archivo?
Según nuestra guía de tamaños, el miniTrastero de 1 m² está pensado para objetos pequeños y documentación, y también hay formatos de 1,5 y 2 m². Accedes a tu trastero con la app, dentro del horario de acceso de tu centro, y todos los centros cuentan con seguridad y videovigilancia 24/7/365.
Cuéntanos cuántas cajas tienes en trasteros para empresas y te recomendamos el tamaño adecuado.
