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Guardamuebles y trasteros para guardar documentación

Según la normativa vigente, la documentación de las empresas españolas debe conservarse durante un número determinado de años, siendo estos cuatro o seis dependiendo de las actividades a las que afectan. Algunos de los documentos que deben conservarse son las facturas, los libros oficiales o, en general, cualquier operación económica de la empresa.

A estos documentos financieros se añaden otros de carácter legal, como aquellos que afectan a la protección de datos, los contratos de los trabajadores, el registro de horas o las nóminas. Todo ello genera un sinfín de archivos documentales a los que pocas empresas pueden hacer frente desde un punto de vista archivístico.

Por esta razón, cada vez son más las empresas que optan por contratar un espacio extra, como son los trasteros o guardamuebles específicos para la documentación.

Trasteros inteligentes para documentación

Aunque los trasteros suelen utilizarse para conservar muebles o enseres inutilizados en los hogares, son espacios válidos para cualquier tipo de actividad. En este sentido, son un buen recurso para guardar la documentación de los negocios. Los trasteros permiten ubicar elementos de almacenaje y stock, como estanterías, baldas, cajas o archivadores. Ello posibilita disponer de documentación fechada y clasificada por actividades económicas.

Gracias a la tecnología y el diseño de trasteros inteligentes, las empresas pueden calcular el espacio necesario para el almacenaje, facilitando un uso inteligente de los espacios y un aprovechamiento óptimo. Así, los trasteros para empresas se distribuyen por estanterías especializadas en años y actividades económicas, diferenciadas asimismo por colores, tamaños o empresas con las que se trabaja.

Ventajas de contar con un trastero inteligente

Las empresas pueden aprovecharse de los servicios de los trasteros en su propio beneficio. Algunas de las ventajas que los trasteros proporcionan a pymes y empresas son las siguientes.

1.         Espacio extra

Como hemos comentado, los trasteros sirven para archivar y conservar la documentación exigida por ley. Sin embargo, también son un recurso óptimo para almacenar otros elementos, como mobiliario, equipos electrónicos desfasados, stock de la empresa, etc.

2.         Seguridad

Los trasteros inteligentes cuentan con un equipo de seguridad 24 horas al día. Así, las empresas contratantes disponen de espacios videovigilados durante todo el día. Las imágenes pueden visualizarse a través de la app de la empresa de trasteros. Esta opción es sumamente interesante para los trasteros que, como el coworking, disponen de espacios comunes.

Además, dependiendo de la actividad de la empresa, esta puede optar por contratar otros servicios adicionales de vigilancia, los cuales varían en cada caso.

3.         Separación personal y laboral

Los espacios destinados a las actividades laborales y personales deben estar separados. Ello se debe a múltiples causas, entre las cuales destacan una razón emocional (el llamado «derecho de desconexión» aplicado al empresario) y una razón de conservación (los documentos almacenados en el hogar pueden extraviarse fácilmente).

Disponer de un trastero en el que únicamente se almacenen y conserven documentos y materiales de la empresa posibilita ubicar fácilmente ciertos papeles y libros de contabilidad, al tiempo que ahorrar espacio y tiempo en su búsqueda.

4.         Sostenibilidad y energía

Los trasteros inteligentes son espacios de almacenaje cuyo diseño ha sido meticulosamente estudiado y medido. Entre otras, estos espacios han sido fabricados y construidos a base de materiales que dañen lo menos posible el medio ambiente, es decir, sostenibles. Esta apuesta por la conservación ambiental se traduce en el coste final del trastero, ya que los trasteros inteligentes disponen de placas solares y bombillas LED que abaratan el coste de la electricidad.

5.         Condiciones para guardar los documentos

Los documentos deben conservarse durante un periodo de tiempo por ley. La mayoría de las empresas superan este periodo, ya que su conservación tras el tiempo estipulado permite contrastar facturas y contratos y evitar problemas futuros. Pese a ello, las empresas no siempre cuentan con situaciones propicias dentro del entorno.

Condiciones internas como la humedad, el nivel al que el trastero está situado, la tinta utilizada en la impresión o la presencia de acero pueden provocar que el contenido sea ilegible pasado un tiempo. En este sentido, los trasteros cuentan con sistemas de ventilación que evitan la aparición de moho, oxidación u otro tipo de condiciones dañinas. Asimismo, la temperatura de estos se sitúa entre los 15 y 25 grados, un entorno perfecto para la conservación del papel.

De igual modo, los documentos deben estar distribuidos siguiendo un criterio de clasificación. Además, es recomendable que se archiven en cajas o archivadores de madera o cartón duro, insertándose dentro de fundas de plástico independientes. Entre otras, ello permite que, en caso de que los sistemas de conservación del trastero fallen, los documentan permanezcan intactos.

Pese a ello, las empresas también están obligadas a mantener una copia de seguridad digital. Para estos casos, el propio trastero puede servir para mantener un pendrive o elemento que permita acceder a la información en caso de pérdida.

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